2021年份办公表格使用技巧
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文秘工作经常要用到表格，拥有一手好的表格技巧,这样不但能够提高工作效率,也会让自己的工作变得自信,下面小编给大家带来关于办公表格使用技巧，希望会对大家的工作与学习有所帮助。
办公表格使用技巧
让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。
1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”;小于1000，字体设置为“棕色”)。
3.设置完成后，按下“确定”按钮。
看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。
2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。
3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。
经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用excel的透明功能也不能让其现形。
提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
有时，我们编辑某个工作表(sheet1)时，需要查看其它工作表中(sheet2、sheet3„„)某个单元格的内容，可以利用excel的“监视窗口”功能来实现。
执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。
以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。
为单元格快速画边框
在excel 2003以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，excel 2003对此功能进行了全新的拓展。
单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。
单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域
中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。
提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。
办公表格使用技巧
1.将文字颠倒顺序
复制正常顺序对象→在字体前加@→点击向下旋转文字→点击自动换行
2.制作打钩方框
输入"R"→设置字体为Wingdings2
3.给汉字标注拼音
标注拼音→输入汉字→选择拼音设置→居中→编辑拼音→输入拼音→显示拼音字符
4.插入带音调的拼音
标注带音调的拼音→插入-符号→拉丁语扩充-B→输入带音调的拼音(备注：动图中“们”应为第二声。)
5.用斜线分割单个单元格
选中对象→插入形状(直线)→ALT+鼠标 快速定位单元格边角→F4 重复动作，添加分割线→插入文本框→调整字体
6.隐藏不需要显示区域
选中对象→Ctrl+1→点击自定义→输入;
7.分段显示手机号码
选中号码→Ctrl+1→点击自定义→输入000-0000-0000
8.数据以万为单位显示
选中对象→Ctrl+1→点击自定义→输入0!.0,"万"
9.对个案百分比排序
选中对象→排序→取消勾选数据包含标题→选择序列
10.不想让负数和零显示
设置数字自定义格式，代码：
G/通用格式;;(注意：切换为英文打字输入模式)
11.想把数字1~12显示成1~12月。
设置自定义格式，代码：
G/通用格式"月"(直接写月也可以实现)
数字序号延伸：
当表格相邻后一排不为空时，在序号列表中，首先键入“1”，选中鼠标移至右下角，当变为“+”号时，鼠标左键双击，即可填充有序序号“123...”(如若填充序号一致，双击前按ctrl键即可)
备注：
延伸月份数字时，使用大写数字，可以形成1~12月循环而小写数字则无法实现
12.设置万元显示
设置自定义格式，代码：
0"."0,"0"(请事先切换为英文输入法)
13.自动添加带颜色的上下箭头
如下图所示的对比表中，F列公式=D列 - E列 ，要求根据计算的结果，如果：
正数：数字前添加绿色的上升箭头↑
负数：数字前添加红色的下降箭头↓
设置方法：
选取F列区域，按ctrl+1(数字1)打开单元格格式设置窗口，数字 - 自定义，在右侧的代码框中输入：
[颜色50][>0] ↑_ 0.00;[颜色3][<0] ↓_ 0.00
代码说明：
1 、在自定义格式中可以设置条件，条件放在中括号内。如：[>0]
2 、两个条件之间用分号(;)分隔，最多可以设置2个条件：
[条件1]条件1显示的格式 ; [条件2]条件2显示的格式 ;非前两种条件显示的格式
3 、[颜色+数字]表示符号条件时显示的颜色。其中数字指excel中内置的颜色。
4 、↑_ 0.00 表示箭头和数字之间用空格填满
注意：上下箭头城要在单元格中先输入，然后再复制到代码中。
按alt+41468 可以输入 ↑
按alt+41469 可以输入 ↓
Excel的使用方法
处理表格
日常办公中一些重要的或属于保密性的文件都需要进行安全性的设置，设置EXCEL文档的安全性的操作方法有很多。
加密Excel文件
如果不想让自己的Excel文件被别人查看，最好将其加密：单击“工具”→“选项”，在弹出的“选项”对话框中单击“安全性”选项卡，然后在“打开权限密码”(只允许读不能做修改)、“修改权限密码”(可以阅读，也可以修改)输入框中输入该文件的打开权限密码及修改权限密码。单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再单击“确认”，最后点“保存”按钮完成文件加密。下次只有输入正确密码才能打开该文件。
对单元格进行读写保护(2003版本)
1)对输入信息进行有效性检测：首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后选择“数据”菜单中的“有效性”选项，设置有效条件、显示信息和错误警告来控制输入单元格的信息要符合给定的条件。另外，这一部分设置很有用，如在设计一个Excel时，不允许用户输入负数年龄及负工资等。
2)设置锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。选定需要锁定的单元格;选择“格式”→“单元格”;在“单元格格式”设置对话框中选择“保护”标签并选中“锁定”;选择“工具”→“保护”→“保护工作表”，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。
保护工作簿(2003版本)
打开“工具”→“保护”→“保护工作簿”。选定“结构”选项可保护工作簿结构，以免被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表。选定“窗口”选项则可以保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。
保护工作表
在设置保护工作表前，首先确认要保护的单元格是否处于“锁定”状态，选中并右击单元格，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，选择“保护”选项卡，确认已选中“锁定”项，在默认状态下，单元格和图形对象均处于锁定状态，此时，如果设置工作表被保护，则相应信息不能修改。保护工作表的方法如下：选择“工具”→“保护”→“保护工作表”，在打开的对话框中有“内容”、“对象”和“方案”三个复选项，如果要防止、修改工作表中的单元格或图表中的数据及其他信息，并防止查看隐藏的数据行、列和公式，则选中“内容”复选框;如果要防止、改变工作表或图表中的图形对象，则应选中“对象”复选框;如果要防止、改变工作表中方案的定义，则应选中“方案”复选框。最后为防止其他用户取消工作表保护，还要在“密码”文本框中输入密码。
保护共享工作薄
对要共享的工作薄，如果要对工作薄中的修订进行跟踪，可设置保护共享工作薄，选择“工具”→“保护”→“保护共享工作薄”，选中“以追踪修订方式共享”复选框，如果需要其他用户先提供密码，才能取消共享保护和冲突日志，则需要在“密码”文本框中输入密码，注意，如果工作薄已经处在共享状态，则不能为其设置密码。
为工作薄设置权限密码
如果不想其他用户打开工作薄，可设置工作薄打开密码，单击“文件”→“另存为”，单击“工具”菜单上的“常规选项”，在这里可根据不同需要设置两种类型的密码：如果根本不想其他用户打开工作薄，则需在“打开权限密码”文本框中输入密码;如果只是不想其他用户修改工作薄，但可以打开查看，则需要在“修改权限密码”文本框中输入密码。当然为了保险起见可以把两个密码都设置，最好是设置不同的密码内容。
隐藏公式
如果不想在共享工作薄后，让其他用户看到并编辑已有公式，可在共享之前，将包含公式的单元格设置为隐藏，并保护工作表。步骤如下：选定要隐藏的公式所在的单元格区域，选择“格式”→“单元格”，单击“保护”选项卡，选中“隐藏”复选框，单击“确定”按钮即可隐藏公式。
隐藏工作薄
选择“窗口”→“隐藏”，可以把当前处于活动状态的工作薄隐藏起来，如果要取消隐藏，可选择“窗口”→“取消隐藏”命令，然后在“取消隐藏”窗口中选择相应工作薄即可。
隐藏工作表
选择“格式”→“工作表”→“隐藏”，可以把当前的活动工作表隐藏起来，要取消工作表的隐藏时，选择“格式”→“工作表”→“取消隐藏”，然后在“取消隐藏”窗口中选择相应的工作表即可。
隐藏行或列
隐藏行或列共有三种方法，这里以行为例：(1)右击要隐藏的行号，在出现的快捷菜单中选择“隐藏”命令。(2)单击需要隐藏行中的任意单元格，然后选择“格式”菜单下的“行 隐藏”命令即可。(3)移动鼠标要隐藏行的右侧，按住左键，通过移动向左移动的方式，将列宽调整为0，这样对应的行号会从工作表中自动消失，起到隐藏效果，要取消隐藏，需要同时选择该行的左右相邻的两行，或者选中整个工作表，然后选择“格式”菜单下的“行 取消隐藏”命令即可。
Microsoft Excel
设置只读方式
选择“文件”→“另存为”，在该对话框中选中需要设为“建议只读”属性的工作簿文件，然后单击该对话框上的“选项”按钮，打开“保存选项”对话框，选中该对话框中的“建议只读”复选框，然后单击“确定”按钮，再单击“另存为”对话框上的“保存”按钮即可。在“建议只读”方式下，无论何时打开工作簿，Excel总是首先显示出一个提示信息对话框，建议应以只读方式打开工作簿。
修改扩展名
修改Excel工作薄的扩展名(把.xls改为其他扩展名)，Excel就不认识了，最好是把扩展名改成.dll等系统文件的名称，然后再把文件的属性设置为隐藏，让别人会误以为这是个系统文件，而不敢去碰它，自己要用时再改回来就行了。
添加Excel下拉菜单
1、首先要打开Excel表格，然后在表格上面点击鼠标左键选中要添加下拉菜单的单元格。
2、选中单元格以后，在窗口上面的菜单栏点击数据
3、点击数据以后出现下拉菜单，在下拉菜单上面点击有效性。
4、点击有效性以后出现数据有效性窗口，再有效性窗口上面点击设置。
5、点击设置以后，在允许栏点击右边的下拉箭头选择序列。
6、在来源栏里面输入下拉菜单的内容，如：“上面，中间，下面”，中间要用逗号隔开，输入逗号的时候一定要在英文状态下输入，输入来源后点击确定。
7、这样下拉菜单添加成功了，点击下拉箭头就可以看到菜单上面的内容了。[1]
合并单元格
1、首先我们需要将“合并后居中”这一按钮添加到“快速访问工具栏”。点击“快速访问工具栏”的下三角按钮，打开下拉菜单。在下拉菜单中点击“其他命令”。
2、在出现的“Excel选项”对话框中。左边找到“合并后居中”，并且选择它。点击“添加”，最后点确定，“合并后居中”这一按钮就添加到“快速访问工具栏”了。
3、我们这时按一下Alt键，会发现“快速访问工具栏”中的“合并后居中”按钮上会出现一个数字，我这儿是6。
4、这样，我们就知道“合并后居中”的快捷键为“Alt+6”了(如果你按照本文第三步找到的数字不是6，这儿的快捷键就是“Alt+你找到的实际数字”)。随意选择一块区域，键入快捷键“Alt+6”，你会发现这块区域已经合并后居中了。
Excel行列转换
1.打开需要转置的单元格区域。
2.点击“编辑”-“复制”或按ctrl+c复制这片区域。
3.把光标定位到要转置的位置。
4.选择“编辑”菜单，点击“选择性粘贴”，在打开的对话框中，右下角有一个转置复选框，我们勾选它;设置好点击“确定”。
5.确定之后，可以看到，单元格的数据已经从行变成列。
Excel数据分析
1、以Excel2010版本为例，新建并打开excel表格。
2、首先添加数据分析插件，点击左上角文件按钮，出现菜单页面，点击选项按钮。
3、然后点击“加载项”选项，选中“分析工具库”，点击下方“转到”按钮。
4、然后出现excel加载宏界面，在”分析工具库“前方框内打勾，点击确定。
5、经过上一步已经成功添加”数据分析插件“，在”数据“-”数据分析“下可以找到。
6、然后点击”数据分析“，可以找到相关的分析方法，如 回归分析，方差分析，相关分析等。