2022最新档案管理人员职责制度
档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。以下是小编为大家收集的关2022最新档案管理人员职责制度7篇的相关内容，供大家参考，希望对大家有所帮助!
2022最新档案管理人员职责制度 【篇1】
一、目的
为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。
三、职责
1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核;
3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。
四、内容
1、文件资料的收集
安全生产文件档案内容如下：
(1)国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求;
(2)上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等;
(3)公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等;
(4)安全生产工作计划、总结、报告等;、
(5)各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等;
(6)供应商、承包商、施工单位相关材料等;
(7)安全设施检测、检验报告、记录等;
(8)食品安全、职业卫生评价报告等;
2、立卷归档
(1)、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用;
(2)、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档;
(3)、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存;
(4)、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录;
(5)、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷;
3、档案保管
(1)、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放;
(2)、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏;
4、档案借阅
(1)、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续;
(2)、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人;
(3)、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销;
5、档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录;
五、相关记录
《文件档案清单》
六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。
2022最新档案管理人员职责制度【篇2】
一、学校必须有专门的安全档案，并分类存放。
二、安排专人负责安全档案的管理工作。
二、根据实际情况建立安全工作计划及部署档案、消防档案、重点部位档案、易燃易爆危险品档案等。
三、安全档案应包括安全基本情况和安全管理情况。
四、安全基本情况包括内容：
(一)年度安全工作计划、总结、部署，各种安全文件资料。
(二)单位基本概况，重点部位情况。
(三)安全责任人、管理人岗位职责。
(四)各种安全制度。
(五)各种安全设施、器材情况。
(六)其他与安全有关情况。
五、安全管理情况包括内容：
(一)安全设施、器材定期检查记录，维修保养的记录。
(二)安全隐患及其整改情况的记录。
(三)安全检查、巡查记录。
(四)安全宣传教育培训记录。
(五)安全情况、事件、事故及处理记录。
(六)奖惩情况记录。
(七)其他有关安全管理的情况。
六、安全档案管理纳入“学校安全工作量化考核评估标准”中，与对学校及本人绩效考核结合。
2022最新档案管理人员职责制度【篇3】
安全档案的建立、完善和管理，是安全管理工作的重要组成部分。学校应根据实际情况建立安全工作计划部署档案、消防档案、重点部位档案、易燃易爆危险品档案等。安全档案的管理工作，由保卫部门负责。安全档案应包括安全基本情况和安全管理情况。安全基本情况应包括以下内容：
(一)年度安全工作计划、部署，各种安全文件资料。
(二)单位基本概况，重点部位情况。
(三)安全责任人、管理人、安全员岗位职责。
(四)各种安全制度。
(五)各种安全设施、器材情况。
(六)其他与安全有关的情况。
安全管理情况应包括以下内容：
(一)安全设施、器材定期检查记录，维修保养的记录。
(二)安全隐患及其整改情况的记录。
(三)安全检查、巡查记录。
(四)安全宣传教育培训记录。
(五)安全情况、事件、事故及处理记录。
(六)奖惩情况记录。
(七)其他有关安全管理的情况。
2022最新档案管理人员职责制度【篇4】
一、本办档案材料(包括音像档案资料，下同)由综合科和有关业务科集中统一管理，任何个人不得私自存放。
二、档案的收集、整理、移出、销毁必须按《档案法》和上级档案管理部门有关规定办理，严禁擅自销毁或出售档案。
三、凡是调阅档案，一律凭单位介绍信，经档案管理人员审核后，方可提供查阅。
四、档案必须在档案所在科室内查阅，不得出借，如有特殊情况需出借、复印、抄录等，须经分管副主任同意后方可进行。
五、严禁档案使用者私自抄录、复印、涂改、拆开、撕毁档案。档案管理人员应当在调阅者归还档案时进行必要的检查，确保档案完好无损。
六、本局全体工作人员必须严格执行党和国家的保密、保卫制度，杜绝档案中机密文件和材料遗失、泄密事故的发生，确保档案安全。
七、档案存放处要保持清洁卫生，存放档案要井然有序，排列有系统化，以便调阅。
八、档案管理人员因工作调动，须按规定办理交接手续。
2022最新档案管理人员职责制度【篇5】
1.目的作用
公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
2.管理职责
2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。
2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：
2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。
2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。
2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。
2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。
3.归档资料的范围、内容
3.1计划性文件资料
包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。
3.2批示性文件材料
包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。
3.3法规性文件
包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。
3.4公司的重大决议
包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.5总结性文件
包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。
3.6凭证性材料
包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
3.7汇报性材料
包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等
3.8劳资人事资料
包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。
3.9调研性资料
包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。
3.10声像制品资料
包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。
3.11证件性文书资料
包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。
3.12馈赠行资料
包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
4.文件资料的立卷归档
4.1档案的收集
4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。
4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。
4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。
4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。
4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。
4.2立卷归档的时间
4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
4.3立卷归档的要求
4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。
4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。
4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。
4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。
4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。
4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘档案的借阅
5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。
5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。
5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。
5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
6.文秘档案保密要求
6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好工作。
6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。
6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。
7.超期档案的销毁
7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
2022最新档案管理人员职责制度【篇6】
第一章总 则
第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。
第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。
第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。
第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。
第二章 人事档案归档范围和要求
第五条归档范围
(一)在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。
(二)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料;民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。
(三)审计工作中涉及个人的有关处分材料。
(四)成人教育(大中专)、党校、学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。
(五)评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。
(六)政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。
(八)党、团组织建设工作中形成的有关材料：
1、中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见，退党材料。
2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。
3、加入民主党派的有关材料。
(九)表彰奖励活动中形成的有关材料：
劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料;处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见;撤消处分的有关材料;法院判决书;复查甄别报告，决定(结论)、上级批复等。
(十一)任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料：任免审批表;考察材料;军队转业干部审批表;授予(晋升)军(警)衔审批表;转业鉴定;定职、定级材料;离退休审批表等材料。
(十二)考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。
(十三)办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的.审批表，批复材料等。
(十四)办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料：因公出国(出境)审批表、备案表;因私出国(出境)审批表等材料。
(十五)参加区县级以上(包括区县级)党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。
(十六)健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。
(十七)其它起重要依据作用的材料。
第六条收集方法
(一)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。
(二)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。
(三)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。
(四)人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。
2022最新档案管理人员职责制度【篇7】
为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.认真贯彻执行党和国家有关工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的工作。
2.加强组织纪律，坚守工作岗位。
3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室)，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。
4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。
5.人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。
6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。
7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。
8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。
9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。
10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。
11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。
12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。
13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。
14.发现泄密事件，认真处理。
二、归档制度
1.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。
2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。
3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。
4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。
5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。
6.人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。
8.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。
三、鉴别制度
1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。
2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。
3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。
4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机(缝纫机)等必备的物品和设备。
2.整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。
3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。
4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。
5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。
7.整档过程中，要切实做好防火安全工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。
五、借阅制度
1.查(借)阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。
2.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。
3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查(借)阅。
4.查(借)阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。
5.查阅档案的单位或个人，不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。
6.档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
六、转递制度
1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。
3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处
有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。
4.使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。
6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。
7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。
8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。
七、核查制度
1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。
4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。